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会议纪要是党政军机关社会团体和企事业单位经常使用的一种公文本文就会议纪要的写作进行了梳理与总结其中方法希望对大家有所启发

什么是会议纪要

会议纪要是一种记载反映会议情况和议定事项的纪实性公文是贯彻落实会议精神指导工作解决问题交流经验的重要工具会议纪要可以多向行文向上级机关汇报会议情况以便得到上级机关对工作的指导向同级机关通报会议情况以便得到同级机关的支持配合向下级机关传达会议精神以便统一认识贯彻执行

会议纪要的种类

1决议性会议纪要主要记载和反映会议作出的重要决策事项常用于各级领导机关的办公会如省长办公会议市县长办公会议等

2协议性会议纪要主要记载双边或多边会议有关内容及其达成的协议等情况常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位共同召开的联席办公会等

3研讨性会议纪要主要记载和反映经验交流会议各种专业会议或学术性会议的研讨情况主要用于职能部门或学术研究机构召开的专业会议学术研讨会议等

会议纪要的内容结构

一标题

1会议名称纪要如全国农村工作会议纪要等这类标题最为常见

2正标题副标题正标题提出问题或揭示会议主旨副标题多为会议名称纪要如加强未成年人思想道德教育是家庭学校和社会的共同责任xx市xx区教育工作研讨会纪要这种标题常见于报刊发表的会议纪要

3发文机关名称议题纪要如国务院关于加强土地市场管理工作会议纪要

二正文

1开头主要用于概述会议的基本情况包括会议名称时间地点主持人参加人会议议程和主要成果等然后用现将会议主要精神纪要如下或现将这次会议研讨的几个问题纪要如下等过渡句转入下文文字一般都比较简练

常见的写法有两种一是列项式即将会议名称时间地点等要素依次列出各占一行使人一目了然这种写法多用于办公会议纪要二是概述式即将会议的基本要素用一段文字作简要叙述使人看后对会议情况和基本精神有个大致了解

2主体一般包括会议研究的问题讨论的意见作出的决定和提出的措施办法等

1条款法就是把会议议定的事项用条款方式加以简要说明分别冠以一二三四的标号一条写一个事项这样表述简明扼要适用于部署工作的会议或办公会议也适用于工作协调会等

2综述法就是将会议所讨论研究的问题综合成若干部分每个部分集中谈一个方面的问题较复杂的工作会议或经验交流会议的纪要多采用这种写法

3归类法有些工作会议涉及内容较广讨论的问题较多这就要求按讨论问题的性质或议定事项的不同分类进行整理分别列出序号标题来叙述每个标题下面视内容多少或分段或分条来写

4摘记法就是按会议发言顺序记录每个人的发言要点根据各人提出问题的不同角度整理成几个问题并署上发言人姓名职务有时还要加上小标题

3结尾有的向有关单位和人员提出为实现会议目标和任务而奋斗的号召或希望有的就会议议定的有关问题向上级有关部门提出意见建议有的向有关单位和人员提出贯彻落实的具体要求有的则对会议意义和收获进行评价等

三文尾

会议纪要一般也有文尾与其他文件类同主要是会议纪要的印发机关成文日期发送单位等内容

会议纪要的写作要点

真实准确真实准确地反映会议的情况和精神需认真地进行会议记录详尽地了解会议情况做好各项基础性工作

精练概括精练概括与详尽细致是会议纪要与会议记录最重要的区别语言文字简练准确朴实无华通俗明白也是精练概括的应有之义

要点突出会议纪要就是记叙会议的中心内容和讨论研究的要点凡与此联系密切的问题都应尽力写充分反之就要少写或不写

取舍适当凡符合会议宗旨的多数人的一致意见会议纪要都应集中反映对少数人的意见如果是正确的也要予以反映如果讨论中意见确有分歧难以取得统一一般不应写入纪要但研讨性会议纪要除外集中会议讨论的意见还要特别留意会议主持人发表的意见特别是他她的总结性发言和结论性意见并在纪要中充分体现

会议纪要看起来普普通通平平常常但是作为秘书工作人员你真的掌握了会议纪要的写法了吗会议纪要对于记录会议主要情况传达会议议定事项推动工作落实具有重要意义个人体会写好会议纪要需把握好以下几个方面

撰写会议纪要是办公室的日常工作之一也是办公室工作人员的基本功在工作中写好会议纪要有八字诀可循

一是求快

时效性是会议纪要的最大特点很多重要工作都要在会议结束后马上落实需要拿会议纪要说话太晚就有可能失去其自身价值因此会议纪要的撰写报批印发一定要迅速一般会议三至五天内印发纪要重要紧急会议当天印发或隔天印发这就要求我们平时做好基础工作准备好各种会议的纪要模版程序化填充文字内容

二是求准

准确性是会议纪要的基本要求首先内容要准会议议定的重要事项比如经费时限责任人等一定要准确翔实地记录下来不能有任何出入例如关于经费使用的决议要详细写明金额拨款单位拨款时间拨款方式防止日后出现问题无从对证

其次用语要准参会人员在讨论或讲话中对一些专业术语专有名词可能一带而过说的是不规范简称或俗称比如把省市第届人民代表大会第次会议中国人民政治协商会议省市第届委员会第次会议统称为届省市人大政协第次会议类似情况应在撰写纪要时注意核对订正

最后记录要准纪要撰写人员要全程参会做好录音和记录核对好参会人员对于一些大型会议经常会有替会情况发生要以签到情况为准记录参会人员

三是求实

会议纪要不需要华丽的辞藻只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项文字要尽可能清晰简练准确平实不能掺杂个人感情和看法

对于报领导讨论决定的会议事项一般只将最后议定的结果写入纪要不必记录讨论过程对于传达重要会议文件或领导指示的会议事项要抓住重点避免空话套话凡能从其他文件资料中查到的内容一般不写只写会议提出的要求和部署使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况

四是求全

要突出完整性对会议进行全面的记录最忌丢项落项或多项特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务要注意完整地写入纪要

为便于撰写和查阅应当按照一事一标题或一段的格式撰写顺序应按议题的重要程度和类别进行排列会议讨论未通过的议题一般不写入纪要之中

五要会借

会议信息量大撰写纪要需全面广泛占有资料把会议材料领导讲话记录稿件录音录像以及会议涉及的相关文件资料搜集齐全通读理解只有自己弄明白了才有可能把纪要写明白

在使用资料上要敢借会借一般来说对于顺利通过的议题会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调要求内容有选择性地把会议材料借用为纪要内容实际上是一个对资料进行收集筛选提炼组合的过程

六要会改

所谓改就是在借的基础上对部分材料进行再加工这个过程不可或缺

比如领导在会上脱稿部署工作提出要求时可能会讲得过于详细层次稍显不清前后略有重复在这种情况下要对会议记录进行修改加工再写入会议纪要既体现领导真实意图又符合会议纪要准确务实的基本要求由于修改工作要求较高纪要撰写人员需不断提升理论功底和文字水平

七要会报

会议纪要初稿写成后如何报领导批准也是一门学问

首先要广泛征求意见避免出现方向性错误必须向事项汇报部门涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见视情况征求宣传人事纪检监察等部门意见完成这些基础工作才能逐级上报主管领导主要领导审批

八要会用

会议纪要批准后要特别注意发挥其作用

一要正确确定报送范围参会人员和单位都要报送再视会议内容报送有关部门阅知或在一定范围内公开

二要与督办工作做好衔接由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办

三要做好存档工作便于日后查阅需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门领导进行多次修改一定要存档领导签字确认的最终版本

此外充分利用信息化手段单位内部的会议不涉密的可在单位内网发布

内容来源秘书工作作者项张国高峰

转载自公众号公文课堂IDgongwenketang

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